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Elegir el software para el control de presencia

Cuando se implanta un sistema de control de horarios en una empresa siempre se debe elegir un buen reloj de fichar pero quizás, tan o más importante, es el software que se utilice.

Normalmente cada marca de terminal  de fichar suele ir acompañada de un software básico que proporciona el fabricante, pero este es suele ser complicado de usar y ofrecer unos resultados muy básicos. Un  sistema  de control de horarios realmente eficiente debe ir acompañado de un software de calidad.

Lo más importante siempre será  que el  software se adapte a las necesidades reales de la empresa y, para conseguirlo, antes de adquirir un software será necesario que se sigan diversos pasos:


1 - Evaluar necesidades
No es lo mismo una empresa con 15 trabajadores o una empresa con 200 trabajadores. Para la primera puede ser suficiente un software sencillo, para las empresas de más de 30 trabajadores normalmente será necesario adquirir un software avanzado.

2 - Ver que Informes genera el software del control de presencia Conocer exactamente que informes genera para ver si satisfacen las necesidades de información .  Que el software del reloj de fichar indique los simplemente marcajes de presencia  ( las horas de  entradas y las salidas producidas durante la jornada laboral )  es  un sistema poco útil, ya que se implanta un sistema el software debería calcular como mínimo el total de horas de trabajo. Cuanto más avanzado es el sistema más informes genera, pero a veces es preferible disponer de uno o dos buenos informes si se quiere llevar una gestión sencilla.
Podemos verificar que informes que genera  el software y ver si se adecuan a nuestras necesidades. Algunos de los informes que se suelen encontrar son:

  • Informe de marcajes
  • Total de horas 
  • Cálculo de tiempo dedicado a incidencias ( tiempo dedicado  a salidas personales o por motivos de trabajo )
  • Informes de puntualidad ( retrasos o salidas antes de hora )
  • Informe de horas extras
  • Distinción entre tiempos de presencia ( tiempo que ha estado en la empresa ) y tiempos de trabajo real ( el tiempo que ha estado dentro de horario )

3 - Usabilidad del software control horario La facilidad de uso del software de control de presencia es otro criterio que debería tenerse en cuenta. Que el software presente un entorno gráfico moderno, sea intuitivo de usar y disponga de una completa sección de ayuda son requisitos a valorar.
Que el software tenga un buen soporte técnico también debería ser tenido en cuenta a la hora de comprar el programa de control de horarios, eso se puede  comprobar haciendo alguna pregunta compleja al vendedor, antes de adquirirlo. Ver cual es la respuesta y si entiende del tema.

4 - Requisitos del ordenador Que requisitos de hardware requiere, la mayoría de los programas de control de horarios están  preparados para  ordenadores son el sistema operativo Windows y equipos de  32 bits. Si se usa un ordenador con Linux o Apple puede ser necesario contactar con un fabricante específico.

 

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